7 méthodes agiles pour rendre votre entreprise ou votre service plus performant

Laurent Sarrazin, coach en organisation agile, présente ses recommandations pour améliorer la performance, l'innovation et la motivation au travail grâce aux méthodes agiles. Ayant fait leurs preuves en informatique, ces méthodes peuvent dynamiser et simplifier le fonctionnement d'une entreprise ou d'un de ses services.

• 1. Détectez un besoin d'agilité dans votre entreprise ou votre service
• 2. Au lieu de subir la complexité, faites-en un levier de croissance
• 3. Inspirez-vous du succès des méthodes agiles en informatique
• 4. Créez des chaines de valeur agiles
• 5. Adoptez un style de management agile
• 6. Appuyez-vous sur vos succès et développez la positivité
• 7. Restez maître de votre changement

Laurent Sarrazin est expert en organisation agile, enseignant en grandes écoles (Ecole des Mines, HEC), membre de l'International Association of Facilitation et de plusieurs communautés (ITSMf, eSCM, LeanStartup...), auteur de la collection de co-livres « Rupture Douce ».

1. Détectez un besoin d'agilité dans votre entreprise ou votre service

Pour détecter un besoin d'agilité dans son entreprise, grande ou petite, ou à l'intérieur de l'un de ses services, on peut se fier à certains signes :

• les clients ne trouvent plus le produit ou le service qui les fait rêver et vont voir ailleurs,
• on observe une baisse de créativité ou du rythme de production de nouveaux produits ou services,
• le présentéisme remplace progressivement le véritable engagement des collaborateurs (notamment celui des talents et de la génération Y),
• les performances globales diminuent,
• un challenger a fait son apparition et menace l'activité avec de nouvelles approches...

Cette liste n'est pas exhaustive mais elle pointe des besoins de réactivité, de remotivation, d'innovation auxquels l'agilité peut apporter des réponses concrètes.

2. Au lieu de subir la complexité, faites-en un levier de croissance

Bon nombre des "symptômes" que nous venons d'évoquer sont liés à une compétition accrue, à l'accélération des processus, et à l'augmentation de la complexité de nos sociétés. Comme le souligne Michel Serres (dans son ouvrage La petite poucette) nous sommes désormais dans un nouveau cycle, en ce début du XXIème siècle : il est caractérisé par la digitalisation du monde et des relations humaines, qui se traduit par l'ultra-connectivité.

Tous ces phénomènes ont une conséquence qui risque d'être néfaste pour les entreprises : une prédictibilité réduite, c'est-à-dire un haut niveau d'incertitude. Du coup, les systèmes de gestion de projets classiques apparaissent trop lourds, trop lents et finalement irréalistes. D'où la volonté de mettre en place des processus plus légers, réactifs, susceptibles de s'adapter rapidement à des changements imprévisibles et de fonctionner sereinement en situation d'incertitude.

Pour prendre une analogie darwinienne, cette complexité croissante équivaut à un changement de climat ou d'écosystème, auquel seules certaines entreprises vont réussir à s'adapter. Les méthodes agiles apparaissent comme un bon moyen de s'engager dans certaines mutations inéluctables, avec un esprit positif et même opportuniste : faire de la complexité un levier de croissance (découvrez aussi notre article : Transformez votre business avec la révolution numérique).

Pour cela, l'agilité apporte une simplification et une dynamisation des nouveaux projets, dans le but de les rendre mieux contrôlables en interne et plus satisfaisants pour les clients (même très volages !).

3. Inspirez-vous du succès des méthodes agiles en informatique

Pour les professionnels de l'informatique, la notion d'agilité est assez familière. Le manifeste agile, publié en 2001, était clairement destiné à la gestion des projets informatiques. Il avait pour principaux objectifs d'améliorer la qualité des logiciels et d'accélérer la gestion des projets informatiques.

L'agilité se caractérise par un éco-système qui va au-delà d'aspects purement « méthode ». Il s'agit d'une véritable culture, construite autour de 4 valeurs qui inspirent, et 12 principes qui guident les collaborateurs. Tout ceci a été 'gravé' dans un le manifeste de l'agilité en 2001 (www.agilemanifesto.org). Aujourd'hui, plusieurs ensembles de pratiques agiles, aussi appelées « méthodes agiles » supportent les valeurs et les principes de l'agilité. Nous trouvons Scrum, XP, Kanban, LeanStartup, Beyond Budgeting, Design Thinking, etc. Il est juste important de rappeler que la raison d'être de ces différents corpus est de servir les Hommes, et non les asservir.

Parmi les 12 principes du manifeste agile pour le logiciel, on peut retenir 3 principes ayant une portée générale :

• Notre plus haute priorité est de satisfaire le client en livrant rapidement et régulièrement des fonctionnalités à grande valeur ajoutée.
• Accueillez positivement les changements de besoins, même tard dans le projet. Les processus agiles exploitent le changement pour donner un avantage compétitif au client.
• La simplicité - c'est-à-dire l'art de minimiser la quantité de travail inutile - est essentielle.

On voit bien comment ces principes peuvent être déclinés à l'échelle de l'organisation d'une entreprise ou d'un de ses départements. Imprégnées du succès de ces méthodes, les DSI peuvent aussi sensibiliser leur entreprise aux avantages d'une organisation agile.

4. Créez des chaines de valeur agiles

Aujourd'hui, le maître des nouveaux produits et services, c'est le consommateur et non l'entreprise (lire aussi notre article : Social CRM et Big Data : le client reprend-il le pouvoir dans la relation ?). Pour créer une nouvelle chaîne de valeur, il faut donc placer le consommateur en entrée. Et pour augmenter les chances de le satisfaire, il convient de livrer les produits et services rapidement. Puis de pouvoir les modifier ou remplacer, tout aussi rapidement, pour les adapter aux incessantes évolutions des clients ou à de nouveaux clients.

On retrouve donc les grands principes du développement logiciel agile. L'intégration de ces principes à l'organisation du travail, pour créer des chaines de valeur agiles et aligner les énergies, ne modifie pas forcément les structures en place. L'adoption de méthodes agiles présente cependant un risque générique : la création de frictions entre des équipes-projets qui ne suivraient pas le même mouvement ou le même rythme.

Ce risque étant identifié, la chaine de valeur agile va essayer de mobiliser et de synchroniser tous les acteurs et les métiers impliqués.

5. Adoptez un style de management agile

Pour l'entreprise, l'entrée dans ce nouveau cycle suppose de nouveaux apprentissages... mais aussi beaucoup de désapprentissage ! L'objectif managérial est de rompre progressivement et sereinement avec les processus du passé, pour aller vers un leadership agile. Pour cela, il faut abandonner le mode commande-contrôle, qui est celui du management de l'ancien cycle - où les managers étaient censés détenir le savoir et le faire appliquer passivement...

À l'inverse, le leadership agile libère les capacités des individus. Il repose sur une prise de conscience : face à la complexité croissante, l'entreprise s'adapte grâce aux outils les plus complexes et les plus puissants dont elle dispose : ses cerveaux.

La valorisation et la mise à contribution de tous les cerveaux, de tous les collaborateurs et parties prenantes, est donc un enjeu essentiel. Mais elles impliquent aussi beaucoup de désapprentissage, pour aller vers un modèle reposant sur la délégation et, surtout, sur la motivation intrinsèque des collaborateurs. Performance et développement humain vont donc ensemble : il faut réussir à les associer.

6. Appuyez-vous sur vos succès et développez la positivité

Il existe différentes façons d'intégrer les méthodes agiles à son organisation. L'une d'elles consiste à s'appuyer sur les forces et les succès de l'entreprise (plutôt que de déclencher des audits et autres pratiques d'analyse des échecs passés...). Cette approche est dite strength based (orientée force ou solution). Résolument tournée vers le présent et le proche avenir, elle présente l'avantage d'être moins lourde et beaucoup plus motivante.

En résumé, on va identifier ensemble ce qui marche bien, puis construire dessus et aligner les énergies pour aller vers un futur attractif.

Pour autant, une position exagérément optimiste, qui nierait les difficultés, n'est pas tenable. L'idée-force de l'agilité, c'est d'apprendre en marchant et donc de corriger fréquemment sa trajectoire et ses apprentissages.

Par parenthèse, la pratique montre qu'il n'est pas toujours évident, dans notre culture française, d'adopter une approche positiviste, orientée sereinement vers le progrès... mais que ce n'est pas impossible !

7. Restez maître de votre changement

La culture agile peut faire son chemin dans l'entreprise de différentes façons. Il est bon de sensibiliser les individus grâce à des conférences ou à des « meet-ups » comme il s'en organise de plus en plus souvent. Mais le mieux est souvent d'organiser de petits ateliers, afin de "faire goûter" et donc de mesurer l'appétence pour cette culture.

En cas de décision favorable, pour garder la maîtrise du changement, chaque entreprise doit pouvoir définir librement son ambition agile, son chemin, ses étapes et les ressources à allouer, et cela dans un objectif d'autonomisation à court terme.